如何在Excel中使用条件格式

时间:2022-11-02 人气:0

你是否需要知道你何时会超出或低于预算？你想不想从一个长长的名单中挑选出一个重要的数据？Excel的条件格式功能可以帮助你完成以上任务，甚至发挥更多的功能。虽然有些操作不太好掌握，但是掌握一些这方面的基础知识，对你正在从事的任何项目都会有所帮助。

步骤

01
输入所有数据，或在这里下载一个练习文件。这是很有用的，因为通过你已有的数据进行测试之后，你可以获得最佳效果的条件格式。虽然你可以将条件格式应用到空白单元格，但是使用已有的数据对条件格式进行测试也是有必要的。
02
单击要设置格式的单元格。条件格式允许你改变字体样式，下划线和颜色。通过使用条件格式，你也可以使用应用于单元格的线、边框和底纹。但是，你不能更改单元格的字体或字体的大小。
03
单击“格式” > “条件格式”，开始使用条件格式。在Excel 2007中，可以在“主页”>“样式”>“条件格式”中找到。
04
单击“添加>> ”以使用两种条件。在这个例子中，使用的两个条件都是在关闭另一个时分别起作用的。Excel最高允许在每个单元格使用三个条件。如果你只需要一个条件，跳过下一步。
05
再次单击“添加>>”以设定另一个条件，或单击“删除... ”，并选择要删除的条件。
06
确定第一个条件是基于当前单元格的值，或者是基于工作表中的另一部分的单元格或单元格组。
07
如果条件是基于当前单元格的话，让条件保持原来的样子（换句话说，将第一个下拉格式设置为“单元格数值”）。如果是基于其它单元格，将第一个下拉格式改为“方程是”。对于要改为“公式是”的指示，转到下一个步骤。对于要改为“单元格数值”的指示，请执行以下操作：选择使用第二个下拉框会达到最好效果的参数。对位于低设置和高设置之间的条件，选择“位于中间”，或者“不位于中间”。对于使用单个值的条件，使用其他参数。这个例子将在“大于”参数中使用一个单一数值。确定数值或数值组适用的参数。在这个例子中，我们使用的是“大于”参数和B5单元格的值。想要选中一个单元格，需要单击文本字段中的按钮，这将最小化条件格式框。
08
对于“公式是”选项，你其实可以根据其他单元格或群组的值来应用条件格式。选择“公式是”之后，所有的下拉菜单都会消失，只剩下一个文本字段。这意味着你可以输入想要在Excel中使用任何公式。在大多数情况下，要坚持使用简单的公式，避免文字或文本字符串的出现。请记住，该公式基于当前的单元格。举一个例子：C5（当前单元格）= B5 > = B6。这意味着，当B5大于或等于B6时，C5就会改变格式。这个例子实际上可以在“单元格数值”中使用，但你已经明白了其中的含义。想要选中一个单元格，需要单击文本字段中的按钮，这将最小化条件格式框。例如：假设你有一个电子表格，当前月份的所有天数都在A栏下列出；你每天都需要在这个工作表中输入数据；并且你希望把当天日期所在的正行都设为高亮。试试这个方法：（1）突出显示整个表中的数据，（2）选择如上面所述的条件格式，（3）选择“公式是”，（4）输入类似= $A3 = TODAY（）的式子，其中，A列包含日期，第3行是数据的第一行（位于标题后）。请注意，美元符号在A的前面出现，而不是在3的前面。（5）选择你的格式。
09
单击包含值的单元格。你会发现，行和列的名称前会自动添加美元符号（$）。这使得该单元格的引用不可平移。这意味着，如果你是通过复制/粘贴相同的条件格式应用到其他单元格的话，它们都将引用原始单元格。要关闭此功能，只需点击文本字段，删除美元符号。如果你不想使用工作表的单元格设置一个条件，你可以简单地在文本字段中键入数值。你甚至可以输入文字，这取决于参数是什么。例如，不要使用“大于号”作为参数，并在文本字段中输入“约翰•史密斯”。你不可能比约翰•史密斯更大......啊好吧，实际上你可以，但是在这里不行——算了别管了。在这个例子中，如果你大声地读出来，内容会是这样的：“当此单元格的值大于B5单元格的值，然后......”。
10
应用格式的类型。请记住，你需要从工作表的其余部分抵消单元格，特别是如果你有大量的数据的话。但你需要使它们看起来更专业。在这个例子中，我们想要使字体变得更大胆，将白色的阴影变成红色。首先，单击“格式...”。
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选择你想使用的字体类型。然后单击“边框”。这个例子中不会改变边界，然后点击“模式”，并在那里进行更改。在任何时候，完成格式更改后，都要单击“确定”。
12
格式的预览将出现在参数和数值下面。你可以根据需要进行更改，直到出现你想要的格式。
13
移动到第二个条件（或第三个，如果你设置了的话），并再次按照上面的步骤做（从第6步开始）。你会发现在这个例子中，第二个条件还包括一个小公式（= B5 *.90）。这一步需要将B5的值，与0.9（即90％）相乘。如果该值小于的话，就使用格式。
14
单击“确定”。现在你已经完成了所有的条件。现在有两件事情会发生：没有变化出现。这意味着，条件不具备，所以没有格式被应用。其中一个你选择的格式会出现，因为条件之一已经满足。

快速实用的VBA宏代码，用于小数据集(jp_johnny)

01
PublicSubFormatMyRow()' Conditionally formats rows of data from red through yellow to green'' I had 21 rows of stuff to conditionally format, excluding header' Column 4 (D) was a % value ranging from 0 to 1.00 (0% to 100%)Fori = 2To22' Get the value from column 4intVal = Cells(i, 4).Value' Establin the temporary Red and Green RGB values...IfintVal > 0.35ThenintRed = 200ElseintRed = Int(intVal * 510)If((intVal - 1) * (-1)) > 0.65ThenintGrn = 255ElseintGrn = Int(((intVal - 1) * (-1)) * 255)' Add 100 to the RGB values to push the colors towards pastels.intRed = intRed + 100 intGrn = intGrn + 100' Trim any RGB values over 255 back down to 255...IfintRed > 255ThenintRed = 255IfintGrn > 255ThenintGrn = 255' Apply the RGB color to each of 11 columns... Note the Blue RGB is fixed at 100...Forj = 1To11 Cells(i, j).Interior.Color = RGB(intRed, intGrn, 100)NextNextEndSub
02
条件格式也可以用来给每隔一行加阴影。信息可以在微软网站http://support.microsoft.com/kb/268568/en-us?spid=2513&sid=280上找到。
03
你可以对呈一个整体的行或列应用相同的格式。单击“格式刷”按钮（它看起来像一个黄色的画笔），然后选择所有你想要应用的条件格式。这只有对条件的数值前面没有美元符号的单元格才会起作用。请记住，在单元格被引用时，应再次检查。
04
你还可以对你想要的单元格的格式进行突出显示，复制并套用该格式到其他单元格。选择要使用该格式的单元格，进行选择性粘贴，选择“格式”。

特别提示

你可能希望在进行尝试时，使用一些无所谓的数据，或者是万一你犯了一个错误也不会丢失的数据。

此功能的一个非常有用的应用，是用它来识别低于所需的库存水平的库存物品。例如：出现粗体的行或单元格时，表明存货价值比指定的数量更低。

这些步骤适用于Excel 97或更新的版本。

Excel缺少的一个特征是对条件格式应用“复制-粘贴特殊-数值”的能力，即以这样一种方式复制该格式，但条件格式的“公式”会自动消失。这将节省由方程所占用的内存。下面是一个将应用程序的可视化BASIC语言（VBA）宏的Excel数据复制到Word （使用HTML格式），然后将其复制回Excel的例子，但是要注意，这一步适用于对使用VBA宏有了一定经验的高级用户：

DimappWD AsWord.Application, appXL AsExcel.Application SubCopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations() ---- '*** Purpose: retain conditional formatting in an Excel range but LOSE the conditional formatting "equations" '*** Note: In Excel VBA, turn on "tools-references-MicrosoftWordxxObjectLibrary" '*** 1) Copies Excel range to Word via the clipboard. NOTE: the range has conditional formating '*** 2) Opens Word and pastes the Excel data into a new Word doc (as HTML) '*** 3) copies this same data in word, placing it in the clipboard (HTML format) '---- '*** (1) copy Excel range---- Application.DisplayClipboardWindow = True '***watch clipboard actionApplication.CutCopyMode = False '***clear copy (ergo, clear clipboard)Range( "A1").CurrentRegion. SelectSelection.Copy '***copy the excel area---- ---- ' (2) now commands apply to Word = "appWD"---- ---- SetappWD = CreateObject( "Word.Application") '***create word objectappWD.Visible = True '***show wordappWD.Documents.Add '***new documentappWD.WordBasic.EditOfficeClipboard '***watch clipboard in Word alsoappWD.Selection.PasteExcelTable False, False, False '***paste the Excel dataappWD.Selection.WholeStory '*** (3) select the same data andappWD.Selection.Copy '*** copy it to clipboard in an HTML formatappWD.Quit ---- ---- ' **** back to excelRange( "A30"). Select '***area to paste data as HTMLActiveSheet.PasteSpecial Format:= "HTML", Link:= False, DisplayAsIcon:= False 'paste from word*End Sub---- ----

在早于2007年的版本中，有每个单元有最多三项条件格式的限制。在Excel 2007中，这个限制被解除了。

不要选择难以阅读的格式。橙色或绿色的背景在你的计算机屏幕上可能看起来很清晰，但打印在纸上时，会使数据变得更难辨认。

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