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Excel和Word联用中的邮件合并功能怎样使用

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日常办公中,有时需要使word模板中的固定位置引用Excel中的不同行的数据,并且分别打印进行发放,这时excel中的邮件合并功能就派上用场了。下面以制作报告单为例详细介绍制作过程。

步骤

打开EXCEL,新建工作薄(取名为:excel数据);将所有的键值(关键字)横向输入在表格的第一行。注意是横向哦,否则合并时word搜索不到!!!在开始的几行放置一些接受标准;并将数据输入。(下图中标黄色的两行是需要的数据,上面几行是标准)  

Word中建立需要打印的模板(取名为word模板);根据自己的需要将模板建立好,以后就不用再更改了哦!需要注意:word和excel需要放在一个文件夹中,excel文件名称编辑后就不能再更改了,word名称可以根据需要修改。  

接下来就是要将EXCEL中每行的数据自动添加到word模板中对应的位置;点开word,右键点击菜单栏,出现选型框,选中邮件合并(见下图),使邮件合并工具栏出现。或者点击 工具—>信函和邮件—> 显示邮件合并工具栏(见下图)。  

  

邮件合并工具栏如下图:  

从左到右,点击第一个“ 设置文档类型 ”,按照下图进行操作,点击确定: 

  

事先在Word的设置 工具→选项→常规→打开时确认转换(打√),否则下一步不会出现确认数据源选项。  

点击第二个“ 打开数据源 ”,按下图依次进行操作,确认;(打开时如果你的excel设置了密码,就正常输入密码即可)  

  

  

  

这时,“邮件合并”工具栏上原来灰色的图标现在就亮起来一部分了;从左到右,点击第6个“ 插入域 ”,选择数据域,分别将以下域插入到表格中对应的需要输入数据的位置上;以“ 性状 ”为例,先将光标移动到word中性状的结果位置;点击“ 插入域 ”;选择“ 性状 ”数据域,插入;  

  

按上述 方法将所有数据域都插入进去;  

插入后,点击第8个“ 查看合并数据 ”,显示域如下:下图中的“ 定为记录 ”位置显示为1,表示此时模板中的数据为excel表格中的第二行;  

我们的有效数据从excel表格中的第6行开始,因此,点击“ 定位记录 ”后面的箭头,将其数字调整至5即可;依此类推。  

有时我们需要对引入的数据小数位数进行限定,比如“杂质1”,excel表格中为0.8,仅一位小数,但我们想引入word后自动变为0.80两位小数,那就需要按如下方法设置。点击“ 查看合并数据 ”,使数据位置显示如下图所示:  

将鼠标移动到“杂质1”数据域的位置,右键切换域代码;在后面加入“ \# 0.00 ”  

  

这次再“ 查看合并数据 ”吧!  

全部设置完成后我们想将每一个批号的报告单分别形成一个word文档提取出来,怎么办呢?点击“ 邮件合并 ”工具栏的倒数第4个图标“ 合并到新文档 ”;  

根据自己的需要选择即可,我这里选择的是下图所示,因为excel中只有第6、7行是需要输出的数据。  

点击“ 确定 ”自动生成另外的一个word文档,这个文档中有2页,就是两个批次的报告结果,你可以自己为这个文档进行命名!  

如果不需要提取文档,只需要将各个报告单打印即可,那就点击倒数第3个图标“合并到打印机”,具体操作和上面很相似哦,自己动手试一下吧!  

以上就是Excel和Word联用中的邮件合并功能使用方法介绍,操作很简单的,大家学会了吗?希望能对大家有所帮助!

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